ASSISTANT.E DE DIRECTION (F/H)

Nous recherchons pour le compte de notre client, un.e assistant.e de direction F/H pour assister une directrice de centre de formation.

L'assistant.e de direction F/H apporte un soutien permanent à la Directrice. Il/elle intervient dans les domaines de l'organisation, la gestion, la communication, l'accueil, le classement et le suivi de dossiers.

1. Organisation de la vie professionnelle de la direction
-Gestion de l'agenda : organisation des rendez-vous en fonction des priorités et de l'activité de l'établissement.
-Transmission et relai des informations importantes.
-Gestion des rappels, suivi des messages.

2. Relation clients, partenaires et fournisseurs
-Accueil des visiteurs, gestion de l'attente des rendez-vous.
-Réception, filtrage et transmission des appels et courriels.
-Représentation de la direction auprès des prestataires (maintenance, entretien, fournitures, etc.).
-Suivi et passation des commandes de fournitures.

3. Organisation des réunions
-Rédaction des ordres du jour en collaboration avec la direction.
-Envoi des convocations et des documents dans les délais impartis.
-Réservation des salles et du matériel en lien avec le responsable logistique.
-Prise de notes et rédaction des comptes rendus.

4. Travaux bureautiques
-Rédaction de courriers, notes, rapports, comptes rendus.
-Mise en forme de documents variés.
-Classement et archivage dans l'arborescence institutionnelle.

5. Suivi des projets et activités
-Rédaction de courriers de présentation des apprenants aux instances pédagogiques et réglementaires.
-Contribution à l'élaboration de dossiers de candidatures (appels à projets, marchés publics).
-Élaboration et mise à jour d'outils de traçabilité de l'activité de la direction.

Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 3 années d'expérience.
Expérience significative dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur médico-social ou de la formation.
Maîtrise des outils bureautiques.
Excellentes capacités d'organisation, de rédaction et de communication.
Discrétion, autonomie et sens des priorités.