Assistant de Direction H/F

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Le poste

Rattaché à la direction régionale Ile de France et Hauts de France, vous aurez en charge tous les travaux liés à l’assistanat, l’organisation de traitement et la transmission des informations au sein de ces deux directions.

Missions principales 

Gestion de dossiers 

• Préparer, suivre, cordonner et réaliser les travaux constitutifs des dossiers pris en charge 

• Constituer les dossiers préparatoires aux réunions, commissions, Etc…. • Organiser des réunions, séminaires (réservations, convocations, relations prestataires externes) 

• Traiter les suites des réunions, commissions, … (courriers, suivi des décisions, traitement des demandes, ...) 

• Traiter les factures et suivre le budget de la direction dans certains domaines : informatique, séminaires, moyens généraux, salaires et primes, … 

Secrétariat 

• Gérer et organiser les contacts, rendez-vous et réunions du/des directeur(s), mettre à jour l’agenda, alerter sur les échéances. Optimiser les déplacements en organisant leur logistique 

• Rédiger les comptes rendus des réunions 

• Rédiger et mettre en forme des écrits courants (notes de service, courrier, courriel), à caractère confidentiel, à partir de consignes orales ou manuscrites

 • Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques et mails

 • Gérer les différentes commandes (fournitures, matériels, demandes d’investissement) 

 • Concevoir ou participer à la rédaction des supports de communication visuelle 

 • Effectuer le classement et l’archivage des documents de la direction et les tenir à jour en respectant les procédures et plans de classement définis 

Traitement de l’information 

 • Assurer le reporting et le suivi de l’activité dans les outils informatiques 

 • Contribuer à organiser l’activité de la direction dans le domaine de l’échange d’informations (tableau de bord, procédures intra et inter services, plan de classement, consolidation des suivis d’activité, …) 

 • Organiser et coordonner la récupération et la transmission des informations auprès des personnes désignées (interne, externe) 

 • Renseigner et/ou orienter au sein de la direction toute demande d’information 

 • Proposer des améliorations des outils internes et accompagner les managers dans leur utilisation 

 • Participer à la rédaction des procédures générales applicables au sein du service ou de la direction 

 • Organiser et gérer la documentation de la direction (planification, diffusion, abonnements,…)

• De formation Bac+2, vous justifiez d'une expérience de 2 ans sur un poste similaire.

• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens relationnel, votre réactivité, votre organisation et votre gestion des priorités.

• Votre adaptabilité et votre maîtrise des outils informatiques seront des atouts indispensables pour la réussite de votre mission.

• Vous êtes à l'aise avec le pack office.

• Vous maitrisez la gestion d’agenda, la prise de note et la rédaction de compte rendu.

• Vous êtes à l’aise avec la répartition de travail dans un groupe, avec des interlocuteurs multi-sites et multi-direction.