ASSISTANT.E DIRECTION EXECUTIVE GEOGRAPHIES - F/H

Quel sera votre rôle ?



Assurer des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres de l'équipe.

Activités

1 - Réaliser les missions de secrétariat des équipes de la Direction exécutive Géographies :
- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques)
- Organiser l'agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des responsables
- Rédiger des courriers/notes/CR
- Mettre en forme des supports de réunions, séminaires
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des divisions appuyées
- Tenir à jour une documentation, un classement
- Réaliser des travaux d'appui pour le service (photocopies, classement, etc.)
- Organiser la logistique de réunions ou séminaires.

2 - Organiser les missions et déplacements des membres de l'équipe
- Elaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc.
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes
- Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes
- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes

3 - Assurer l'intérim de l'assitant.e du Directeur exécutif.
4 - rédiger des comptes rendus de réunions

Qui recherchons nous ?
Capacité de prise de note et de rédaction,
Esprit de synthèse,
Capacité d'organisation et de gestion du temps (le sien et celui des autres),
Flexibilité et proactivité,
Bon sens relationnel,
Esprit d'équipe,
Maîtrise de l'anglais et idéalement autres langues (espagnol et/ou portugais),
Maitrise des outils bureautiques.