ASSISTANT DE DIRECTION (F/H)

Nous recherchons pour le compte de notre client, une association un.e assistant.e de direction F/H dans le cadre d'une mission en intérim d'une durée d'un an.

L'assistant·e de direction soutient une équipe managériale composée de quatre pôles et environ vingt collaborateurs. Elle joue un rôle clé dans l'organisation et l'efficience du service, contribuant ainsi au bon fonctionnement du département.

Missions Principales :
1. Gestion Administrative :
- Organiser et gérer l'agenda de la Directrice, ainsi que ceux des managers des trois pôles.
- Préparer, suivre et archiver les documents administratifs nécessaires aux opérations du service.
- Rédiger et traiter la correspondance professionnelle (e-mails, courriers, notes de service).
- Partager du contenu sur l'actualité de direction. Assurer la coordination et le suivi de la
communication de la direction. Mise à jour de la Page dédiée aux actualités de la direction sur
l'intranet.


2. Coordination et Support Opérationnel :

-Coordonner les réunions du service : préparation des ordres du jour, rédaction des comptes-rendus et suivi des actions.

- Assurer le lien entre les équipes et la hiérarchie pour une communication fluide et efficace.
- Gérer les déplacements professionnels de la Directrice et des managers, incluant réservations de voyages et hébergement.

-Programmer, organiser et suivre l'animation des "agora" bi mensuels
- Traiter et suivre en toute autonomie les dossiers confiés- Analyser les tableaux de bord d'une activité ou d'un projet en fonction des indicateurs de
performance définis par la direction
-Proposer des actions d'amélioration en fonction des priorités du projet ou de l'équipe.

3. Gestion des Projets Transverses :
-Contribuer aux projets transverses du service en assurant le suivi des échéances et la circulation des informations.
-Participer à l'organisation d'événements internes et externes (séminaires, ateliers, présentations, appui sur l‘expo).
- En tant que membre du Copil, participer aux réunions et ateliers de travail ....
- Assurer l'interface auprès des interlocuteurs internes et externes sur un dossier complexe ou un projet

4. Support RH et Financier :
-Assister dans la gestion des aspects RH, tels que le suivi des congés, le traitement des notes de frais, et l'assistance mise en place des programmes de développement professionnel.- Suivre le budget du service et traiter les factures en collaboration avec le service financier.
- Mettre en œuvre des actions correctives en cas de dysfonctionnement constaté, en lien avec la hiérarchie

Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 5 années d'expérience.
Excellentes capacités organisationnelles et gestion des priorités.
Maîtrise des outils bureautiques et de communication (Suite Microsoft Office, outils de
visioconférence).
Sens de la discrétion et de la confidentialité.
Aisance relationnelle et esprit d'initiative.