Assistant administratif H/F/NG du Bureau d'études

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice administrative et en lien fonctionnel avec la responsable du bureau d’études, vous assurez la gestion administrative et, en binôme, la gestion technique et financière des études conduites par le bureau d’études. Vous assurez le lien entre l’établissement et ses adhérents et partenaires et garantissez les échanges d’information entre les services administratifs (notamment la comptabilité et l’ingénierie financière) pour une gestion optimisée.
Vous intervenez au sein d’une équipe administrative de 12 personnes et travaillez en étroite collaboration avec les 35 agents du bureau d’études. Vous êtes en lien direct avec les cadres de l’établissement et les partenaires de l’établissement (adhérents et institutionnels). Vous formez avec un second agent un binôme qui garantit la continuité du service.
Sous l’autorité de la directrice administrative et rattaché.e fonctionnellement à la responsable du bureau d’études, vous êtes chargé.e de :
- La gestion administrative et technique des affaires (création de l’administratif des nouveaux dossiers et suivi ; alimentation et actualisation des tableaux de bord et des BDD internes ; établissement des documents techniques…)
- La saisie, rédaction et mise en forme de documents administratifs ainsi que des activités courantes d’un secrétariat (classement, archivage…)
- La gestion administrative et le suivi administratif des marchés publics auxquels l’établissement répond
- La facturation des honoraires (contrôle de l’avancée des affaires, établissements des honoraires, des DGD). A ce titre vous travaillez en lien étroit avec le pôle Finances-Comptabilité
- La constitution, la gestion et le suivi des dossiers de subvention en lien avec l’ingénierie financière.
Vous assurez en outre les missions de conseil et d’appui auprès des maîtres d’œuvre dans le suivi de leurs affaires.

Vous disposez au minimum d’une formation Bac Pro (secrétariat, comptabilité, assistance de direction). Un BTS type GPME est un atout.
Vous bénéficiez d’une expérience réussie dans des missions d’assistant administratif/gestionnaire polyvalent, étant aussi à l’aise avec les missions administratives qu’avec les missions plus techniques. A ce titre une expérience en bureau d’études ou dans les domaines du BTP constitue un avantage pour la compréhension de l’environnement professionnel. Une part importante des missions étant liées à l’utilisation de bases de données internes et de tableurs, l’informatique n’est pas un problème pour vous.
Outre les connaissances et les compétences liées à votre formation et vos expériences, vous maîtrisez le pack Office (notamment Word/Excel, Outlook et Teams). Des connaissances en marchés publics et en organisation des collectivités territoriales constituent un plus apprécié (à défaut, vous devrez vous former).
Vous aimez travailler en équipe et en polyvalence, savez partager l’information avec vos collègues et savez demander de l’aide si nécessaire.
Vous êtes rigoureuse/eux, organisé.e et vous savez vous adapter aux contextes comme aux interlocuteurs. Vous savez gérer votre stress lors des pics d’activité et gérer vos émotions dans un souci de bienveillance à l’égard des autres membres de l’équipe administrative.
Surtout, vous avez envie de mettre vos compétences et vos connaissances au service d’un établissement axé sur le service public et au sein d’une équipe collaborative.