OFFICE MANAGER (F/H)

Nous recherchons pour le compte de notre client un(e) Office Manager en CDD pour son équipe Parisienne !
Pour remplacer une salariée le temps de son congé maternité, nous avons besoin de toi du 15 Juillet 2024 au 31 Janvier 2025.

Que feras-tu ?

Gestion des locaux :

Commande des fournitures et courses agence
Gestion du courrier et des colis (dispatching et envoi)
Intermédiaire entre la gestion d'établissement pour les requêtes et transmissions d'informations (relais avec l'immeuble, travaux, incendie…)
Responsable de la relation et des contrats avec les différents prestataires intervenants (ménage, entretien machine à café, fontaine à eau…)
Responsable de la mise en place de la maintenance réglementaire (en direct sur Paris, et suivi avec les relais en agence) (vérification des extincteurs, électricité..)
Acteur à l'amélioration de la vie de l'agence

Administratif :

Suivi des contrats et factures de nos prestataires
Gestion de la flotte automobile (commande, suivi de la flotte, suivi des sinistres, rédaction et gardien de la car Policy…)
Gérer les déplacements professionnels collectifs lors de séminaire (interlocuteurs du prestataire et des collaborateurs, négociations avec les hôtels…)


Evènementiel :

Rechercher les lieux adéquats selon le besoin et gérer la réception des devis et réservations
Gérer la logistique sur les salons
Organiser les intégrations des nouveaux collaborateurs de France lorsqu'elle a lieu à Paris et contribuer à celles des autres agences
Formation dans nos locaux : installer les salles, réserver les petits déjeuners, communiquer avec les formateurs pour que tout se déroule au mieux, accueil des participants


Animation de l'agence :

Etre le(a) garant(e) du planning et du budget de l'animation de l'agence
( journée TT, BBL, meet up, soirées, after work…)
Collaborer à l'édition de notre Edito “L'agenda de Paris”
Etre force de proposition des organisations des différentes manifestations

Qui es-tu ?
Ton sens du service te caractérise et c'est pour cela que tu as choisi les métiers de l'assistanat
Écoute active, disponibilité et proactivité font partie de tes qualités
Tu aimes la polyvalence de ton poste et tu es rigoureu.se et organisé.e, ce qui te permet de gérer plusieurs tâches en parallèle
Tu as le goût du travail collaboratif, orienté.e solutions et résultats, et tu sais être force de proposition
Dynamique et enjoué.e, ta bonne humeur et ton optimisme sont à toute épreuve !
La suite Google n'a plus de secret pour toi et tu es à l'aise avec les outils informatiques en général.